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Politique de confidentialité

1. Introduction

MyEncore CC (« nous », « notre », « nos ») s'engage à protéger votre vie privée et vos informations personnelles. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre service la plateforme MyEncore.

2. Informations que nous collectons

2.1 Informations personnelles

Nous collectons les types d’informations personnelles suivants :

• Informations sur les élèves : noms, numéros d’identification, coordonnées, dossiers scolaires, données de présence, photographies
• Informations sur les parents/tuteurs : noms, coordonnées, lien de parenté avec l’élève, informations de paiement
• Informations sur le personnel : noms, coordonnées, dossiers d’emploi, qualifications
• Informations sur l’établissement : nom de l’établissement, coordonnées, données administratives

2.2 Informations techniques

• Informations et identifiants relatifs aux appareils
• Adresses IP (à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et de conformité légale)
• Type et version du navigateur (agent utilisateur)
• Horodatages d’accès et informations de session
• Données d’analyse d’utilisation et de performance de l’application
• Fichiers journaux et rapports d’erreurs

2.3 Données de communication

• Messages SMS envoyés via notre plateforme
• Notifications push et messages dans l’application
• Communications avec l’assistance

2.4 Données de conformité légale

• Registres d’acceptation des conditions générales
• Horodatages de consentement et suivi des versions
• Adresses IP au moment de l’acceptation
• Informations sur le navigateur et l’appareil à des fins d’audit

3. Comment nous utilisons vos informations

3.1 Fourniture du service

• Fournir des services d’administration et de gestion scolaire
• Traiter les paiements et gérer les abonnements
• Faciliter la communication entre les établissements, les parents et les élèves
• Gérer les présences, les notes et les dossiers scolaires

3.2 Amélioration du service

• Analyser les habitudes d’utilisation pour améliorer notre service
• Développer de nouvelles fonctionnalités
• Résoudre les problèmes techniques

3.3 Conformité légale

• Respecter les lois et réglementations applicables
• Répondre aux demandes légales et prévenir la fraude
• Protéger nos droits et ceux de nos utilisateurs

4. Partage et divulgation des informations

4.1 Partage limité

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons vos informations personnelles. Nous ne pouvons partager des informations que dans les cas limités suivants :

• Au sein de la communauté scolaire : partage des informations pertinentes entre le personnel scolaire autorisé, les parents et les élèves
• Prestataires de services : fournisseurs tiers qui contribuent à la fourniture du service (dans le cadre d’accords de confidentialité stricts)
• Obligations légales : lorsque la loi l’exige ou pour protéger des droits légaux
• Transfert d’entreprise : en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’actifs

4.2 Transferts transfrontaliers

Vos données sont principalement stockées sur des serveurs situés en Afrique du Sud. Tout transfert transfrontalier est conforme aux exigences de la POPIA et protégé par des garanties appropriées.

5. Sécurité des données

5.1 Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité complètes, notamment :

• Le chiffrement des données en transit et au repos
• Des audits de sécurité et des évaluations de vulnérabilité réguliers
• Des contrôles d’accès et des systèmes d’authentification
• La formation du personnel à la protection des données
• Des procédures de réponse aux incidents

5.2 Réponse aux violations de données

En cas de violation de données, nous informerons les parties concernées et les autorités compétentes dans un délai de 72 heures, conformément à la POPIA.

6. Conservation des données

Nous ne conservons les informations personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique :

• Comptes actifs : pendant la durée de votre abonnement, plus 3 ans
• Dossiers scolaires : selon les exigences des réglementations éducatives (généralement 7 ans)
• Dossiers financiers : selon les exigences des lois fiscales et comptables (généralement 5 ans)
• Données techniques : généralement 2 ans, sauf si une durée plus longue est requise
• Registres d’acceptation des conditions : 7 ans à des fins de conformité légale et d’audit
• Journaux d’adresses IP : 2 ans à des fins de sécurité et de prévention de la fraude

7. Vos droits

En vertu de la POPIA et d’autres lois applicables, vous avez le droit de :

• Accès : demander des copies de vos informations personnelles
• Rectification : demander la correction d’informations inexactes
• Suppression : demander la suppression de vos informations personnelles (sous réserve des obligations légales)
• Opposition : vous opposer au traitement de vos informations personnelles
• Portabilité : demander le transfert de vos données dans un format portable
• Retrait du consentement : retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci

8. Cookies et suivi

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour :

• Mémoriser vos préférences et paramètres
• Analyser l’utilisation du site web et de l’application
• Fournir un contenu personnalisé
• Améliorer les performances du service

Vous pouvez gérer les paramètres des cookies via les réglages de votre navigateur ou de votre appareil.

9. Confidentialité des mineurs

Notre service est conçu pour les établissements d’enseignement et peut traiter des informations concernant des mineurs. Nous :

• Ne collectons que les informations nécessaires à des fins éducatives
• Exigeons le consentement parental lorsque la loi l’impose
• Mettons en œuvre des garanties supplémentaires pour les données des enfants
• N'utilisons pas les données des enfants à des fins marketing

10. Services tiers

Nous pouvons nous intégrer à des services tiers (tels que des processeurs de paiement ou des fournisseurs de SMS). Ces services disposent de leurs propres politiques de confidentialité, que nous vous encourageons à consulter.

11. Mises à jour de la Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour périodiquement la présente Politique de confidentialité. Nous informerons les utilisateurs de tout changement important par e-mail ou via notre service. La poursuite de l’utilisation après modification vaut acceptation.

12. Responsable de l’information

Notre Responsable de l’information, conformément à la POPIA, peut être contacté à l’adresse suivante :

Responsable de l’information
MyEncore CC
E-mail : [email protected]
Téléphone : 061 542 8842
Adresse : 524 Retriever Street, Garsfontein

13. Réclamations

Si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez d’abord nous contacter. Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès du Régulateur de l’information d’Afrique du Sud :

Régulateur de l’information (Afrique du Sud)
Site web : https://www.justice.gov.za/inforeg/
E-mail : [email protected]

14. Nous contacter

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous à :

MyEncore CC
E-mail : [email protected]
Téléphone : 061 542 8842
Site web : https://myencore.co.za