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Datenschutzrichtlinie

1. Introduction

MyEncore CC („wir“, „uns“, „unser“) ist dem Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie wir Ihre Informationen erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unseren Dienst MyEncore SchoolsApp nutzen.

2. Welche Informationen wir erheben

2.1 Personal Information

Wir erheben die folgenden Arten personenbezogener Daten:

• Student Information: Names, ID numbers, contact details, academic records, attendance data, photographs
• Parent/Guardian Information: Names, contact details, relationship to student, payment information
• Staff Information: Names, contact details, employment records, qualifications
• School Information: School name, contact details, administrative data

2.2 Technische Informationen

• Geräteinformationen und Kennungen
• IP-Adressen (für Sicherheit, Betrugsprävention und rechtliche Compliance)
• Browsertyp und -version (User-Agent)
• Zugriffszeitstempel und Sitzungsinformationen
• Nutzungsanalysen und App-Leistungsdaten
• Protokolldateien und Fehlerberichte

2.3 Communications Data

• Über unsere Plattform versendete SMS-Nachrichten
• Push-Benachrichtigungen und In-App-Nachrichten
• Support-Kommunikation

2.4 Legal Compliance Data

• Aufzeichnungen über die Annahme der Geschäftsbedingungen
• Einwilligungszeitstempel und Versionsverfolgung
• IP-Adressen zum Zeitpunkt der Annahme
• Browser- und Geräteinformationen zu Prüfzwecken

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

3.1 Service Provision

• Bereitstellung von Schulverwaltungs- und Managementdiensten
• Abwicklung von Zahlungen und Verwaltung von Abonnements
• Ermöglichung der Kommunikation zwischen Schulen, Eltern und Schülern
• Verwaltung von Anwesenheit, Noten und Bildungsunterlagen

3.2 Service Improvement

• Analyse von Nutzungsmustern zur Verbesserung unseres Dienstes
• Entwicklung neuer Funktionen und Leistungsmerkmale
• Behebung technischer Probleme

3.3 Legal Compliance

• Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften
• Bearbeitung rechtlicher Anfragen und Verhinderung von Betrug
• Schutz unserer Rechte und der Rechte unserer Nutzer

4. Weitergabe und Offenlegung von Informationen

4.1 Limited Sharing

Wir verkaufen, tauschen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Informationen nur in diesen begrenzten Fällen weiter:

• Within School Community: Sharing relevant information among authorized school staff, parents, and students
• Service Providers: Third-party vendors who assist in service provision (under strict confidentiality agreements)
• Legal Requirements: When required by law or to protect legal rights
• Business Transfer: In the event of a merger, acquisition, or sale of assets

4.2 Cross-Border Transfers

Ihre Daten werden in erster Linie auf Servern in Südafrika gespeichert. Etwaige grenzüberschreitende Übermittlungen erfolgen unter Einhaltung der POPIA-Anforderungen und sind durch geeignete Schutzmaßnahmen gesichert.

5. Data Security

5.1 Security Measures

Wir setzen umfassende Sicherheitsmaßnahmen um, darunter:

• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Schwachstellenbewertungen
• Zugriffskontrollen und Authentifizierungssysteme
• Schulung der Mitarbeiter zum Datenschutz
• Incident response procedures

5.2 Data Breach Response

Im Falle einer Datenschutzverletzung benachrichtigen wir betroffene Parteien und zuständige Behörden innerhalb von 72 Stunden, wie nach POPIA vorgeschrieben.

6. Data Retention

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Richtlinie genannten Zwecke erforderlich ist:

• Active Accounts: For the duration of your subscription plus 3 years
• Academic Records: As required by educational regulations (typically 7 years)
• Financial Records: As required by tax and accounting laws (typically 5 years)
• Technical Data: Generally 2 years unless required for longer periods
• Terms Acceptance Records: 7 years for legal compliance and audit purposes
• IP Address Logs: 2 years for security and fraud prevention

7. Ihre Rechte

Nach POPIA und anderen geltenden Gesetzen haben Sie das Recht:

• Access: Request copies of your personal information
• Correction: Request correction of inaccurate information
• Deletion: Request deletion of personal information (subject to legal requirements)
• Objection: Object to processing of your personal information
• Portability: Request transfer of your data in a portable format
• Consent Withdrawal: Withdraw consent where processing is based on consent

8. Cookies und Tracking

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um:

• Ihre Präferenzen und Einstellungen zu speichern
• Die Nutzung von Website und App zu analysieren
• Personalisierte Inhalte bereitstellen
• Die Dienstleistung verbessern

Sie können die Cookie-Einstellungen über Ihre Browser- oder Geräteeinstellungen steuern.

9. Children's Privacy

Unser Dienst ist für Bildungseinrichtungen konzipiert und kann Informationen über Minderjährige verarbeiten. Wir:

• Erheben nur Informationen, die für Bildungszwecke erforderlich sind
• Elterliche Einwilligung einholen, sofern gesetzlich vorgeschrieben
• Setzen zusätzliche Schutzmaßnahmen für die Daten von Kindern um
• Verwenden die Daten von Kindern nicht zu Marketingzwecken

10. Third-Party Services

Wir können Drittanbieterdienste (etwa Zahlungsabwickler, SMS-Anbieter) einbinden. Diese Dienste haben ihre eigenen Datenschutzrichtlinien, und wir empfehlen Ihnen, diese zu prüfen.

11. Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Nutzer per E-Mail oder über unseren Dienst. Die fortgesetzte Nutzung nach Änderungen gilt als Zustimmung.

12. Information Officer

Unser Informationsbeauftragter im Sinne von POPIA ist erreichbar unter:

Information Officer
MyEncore CC
Email: [email protected]
Phone: 061 542 8842
Address: 524 Retriever Street, Garsfontein

13. Complaints

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich unserer Datenschutzpraktiken haben, wenden Sie sich bitte zuerst an uns. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde beim Information Regulator von Südafrika einzureichen:

Information Regulator (South Africa)
Website: https://www.justice.gov.za/inforeg/
Email: [email protected]

14. Kontakt

Für datenschutzbezogene Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter:

MyEncore CC
Email: [email protected]
Phone: 061 542 8842
Website: https://myencore.co.za