Logiciel d’Achats Scolaires pour les écoles européennes
Maîtrisez les achats de votre école grâce aux demandes numériques, aux flux d’approbation configurables, aux bons de commande professionnels, à la gestion des fournisseurs et au suivi budgétaire complet. Chaque achat est documenté, de la demande à la livraison, avec des pistes d’audit complètes.
Gestion professionnelle des achats
Les écoles effectuent des milliers d’achats chaque année. Sans un système adapté, le suivi devient confus, les budgets dérapent et la conformité aux audits en pâtit. MyEncore apporte ordre, contrôle et responsabilité aux achats scolaires.
Demandes d’achat numériques
Un processus de demande d’achat simplifié :
- Le personnel soumet ses demandes via le web ou l’application mobile
- Précision des articles, des quantités et des spécifications
- Sélection de fournisseurs privilégiés ou agréés
- Joindre les pièces justificatives
- Liaison aux codes budgétaires des départements
- Acheminement automatique vers les approbateurs
- Suivi du statut en temps réel
- Historique des demandes et nouvelle soumission
Flux d’approbation
Des processus d’autorisation configurables :
- Hiérarchies d’approbation à plusieurs niveaux
- Seuils d’acheminement selon la valeur
- Approbations des chefs de département
- Comité financier pour les achats importants
- Autorisation finale du chef d’établissement
- Notifications d’approbation mobile
- Délégation de pouvoir en cas d’absence
- Piste d’audit des approbations
Gestion des bons de commande
Une documentation d’achat professionnelle :
- Génération automatique à partir des demandes approuvées
- Modèles de bons de commande aux couleurs de l’école
- Numérotation séquentielle des bons de commande
- Envoi par e-mail directement aux fournisseurs
- Impression pour signature si nécessaire
- Suivi des avenants et des révisions
- Suivi du statut des bons de commande
- Liaison aux factures et aux paiements
Budget et contrôle financier
Suivi du budget par département
Une visibilité financière en temps réel :
- Attribution de budgets par département
- Suivez les dépenses engagées par rapport aux dépenses réelles
- Visibilité sur le budget restant
- Alertes et avertissements de budget
- Empêchez les demandes dépassant le budget
- Rapports mensuels et trimestriels
- Récapitulatifs cumulés sur l’année
- Analyse du budget par rapport au réel
Gestion des devis
Prise en charge des appels d’offres :
- Saisie de plusieurs devis fournisseurs
- Comparaison des devis côte à côte
- Documentation du motif du choix
- Pièces jointes aux devis
- Suivi de la conformité aux trois devis
- Exemptions pour les fournisseurs privilégiés
- Suivi de la validité des devis
- Documentation prête pour l’audit
Gestion des fournisseurs
Une base de données fournisseurs centralisée :
- Registre des fournisseurs agréés
- Coordonnées et conditions
- Statut et certificats d’entreprise
- Documentation de conformité fiscale
- Historique des achats par fournisseur
- Notes et évaluations de performance
- Suivi des conditions de paiement
- Catégorisation des fournisseurs
Conformité et rapports
Piste d’audit complète
Documentation pour la gouvernance :
- Chaque action horodatée et enregistrée
- Qui a demandé, approuvé, commandé
- Commentaires et motifs d’approbation
- Historique des versions des documents
- Enregistrement des motifs de rejet
- Suivi des modifications
- Exportation pour les auditeurs
- Prise en charge de la conformité aux finances publiques
Suivi des livraisons et des réceptions
Cycle de vie complet des commandes :
- Dates de livraison prévues
- Confirmation de réception des marchandises
- Gestion des livraisons partielles
- Notes d’inspection qualité
- Signalement des écarts
- Journal des échanges avec les fournisseurs
- Liaison automatique au registre des actifs
- Rapprochement des factures
Analyses des achats
Analyses pour de meilleurs achats :
- Dépenses par catégorie et par fournisseur
- Tendances de dépenses par département
- Analyse des délais du cycle d’approbation
- Rapports des commandes en attente
- Taux d’utilisation du budget
- Risque de concentration des fournisseurs
- Analyse de l’évolution des coûts
- Exportation vers Excel et PDF
Le processus d’achat
De la demande à la réception en quatre étapes simples
Le personnel soumet une demande avec les détails
Acheminement vers les approbateurs appropriés
Bon de commande généré et envoyé au fournisseur
Livraison confirmée et suivie
Un écosystème financier intégré
Les achats se connectent aux autres modules de MyEncore
Maîtrisez les achats de votre école
Une gestion professionnelle des achats avec une visibilité complète, un contrôle budgétaire et la conformité aux audits. Rejoignez les écoles européennes qui simplifient leurs achats.
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